Автоматизация небольшого магазина: быть или не быть?!

Казалось бы, необходимость внедрения нового оборудования даже в маленьком магазине обоснована рядом причин: повысится скорость работы персонала, появится возможность вести учет и контроль товаров на более высоком уровне, существенно улучшится обслуживание покупателей и т.д. Но несмотря на явные преимущества многие руководители не спешат с нововведениями. Их пугает процесс перехода на другую систему работы, непременно сопряженный с различными трудностями: финансовыми затратами, выбором грамотного подрядчика, обучением сотрудников, инвентаризацией и пр.

Предлагаем на конкретном примере разобраться с нюансами автоматизации торгового предприятия.

Точка отсчета, или Общие данные по магазину заказчика

• Площадь магазина — 120 кв.м (два торговых зала, каждый из которых равен 60 кв.м).

• Направление деятельности — торговля, в том числе комиссионная, непродовольственными товарами. В частности, одеждой, ювелирной продукцией, товарами спортивного назначения.

• Количество сотрудников — 4 продавца-кассира, которые работают в 2 смены, товаровед, бухгалтер, 2 собственника.

В магазине велся учет на бумаге. Продавцы скрупулезно записывали продажи в книги. Собственники контролировали торговую деятельность в табличках Exsel, там же следили за ценами и остатками товаров.

Серьезные минусы существующего порядка

— Ручной труд (речь идет как о «бумажной» работе, так и о внесении данных в электронную таблицу) отнимает много времени и сил.

— Организация бонусной системы практически невозможна. В лучшем случае — введение дисконтных карт, при предъявлении которых покупатель получает скидку в виде фиксированного процента.

— Прием товара на комиссию от клиента длится очень долго: подготовка документов в формате Word, их заполнение и печать.

35 дней от обсуждения проекта до запуска обновленного магазина

Постановка данного магазина на рельсы автоматизации проходила удаленно, так как заказ пришел из другого города и все работы велись без выезда на объект.

При составлении проекта инженеры и программисты «ИТКО» отталкивались от специфики магазина. Они подбирали оборудование с учетом устранения основных трудностей и неудобств, которые были раньше, но без дополнительных трат на бесполезные дополнительные функции. Специалисты установили и настроили 1С, провели несколько этапов обучения и отправили готовое оборудование на место. Там сотрудники фирмы заказчика соединили аппаратуру между собой (воткнули все кабели и штекеры) и включили систему.

Основные затраты по времени — это обучение персонала и инвентаризация

Специалисты компании «ИТКО» помогли работникам и владельцам магазина освоить новые программы, разобраться с тонкостями функционирования современной техники. Пока работники не привыкли к новой системе, у них возникало много вопросов. Функциональные обязанности они выполняли намного медленнее по сравнению с тем, когда схемы были отработаны. В этот момент отмечалась впадина на кривой обучения. Не стоит поддаваться искушению все бросить и вернуться на исходные позиции. После усвоения полученных знаний производительность труда возросла.

Во время инвентаризации и внесения номенклатуры в 1С IT-специалист готовил программу: выполнял необходимые настройки, подключал оборудование, помогал сотрудникам клиента.

Какие сложности пришлось преодолеть

Главная трудность, которая возникла при автоматизации именно этого объекта, — это отрыв сотрудника, внедряющего проект, от самого магазина. Все операции происходили удаленно. Не было возможности получать необходимую информацию напрямую. Очень часто приходилось общаться через посредников. По этим причинам возникали сложности с взаимодействием и обучением.

Благодаря большому опыту выполнения проектов удаленно сотрудники компании «ИТКО» четко знают, когда нужно запросить дополнительную информацию и где более подробно объяснить работу на новом оборудовании.

Подобный проект с выездом на объект занял бы 20-25 дней. На автоматизацию небольшого магазина в удаленном режиме ушло на 10 дней больше. Но! Отсутствие командировочного выезда позволило клиенту сэкономить существенную сумму на наших услугах.

Когда за дело берутся профессионалы...

В данном случае перед компанией «ИТКО» стояла задача не только внедрить и настроить 1С, но и взять на себя решение проблем по поставке торгового оборудования, фискализации кассы под 54-ФЗ, настройке сети и покупке ПК для кассы.

Выбор оборудования

На кассу поставили простой, но надежный ПК со средними характеристиками (офисный), кассовый аппарат АТОЛ 30Ф, сканер Honeywell Voyager 1450gHR, считывающий штрих-код с товара, недорогой термопринтер для печати этикеток LP58 EVA, а также терминал сбора данных АТОЛ SMART.DROID.

В сфере торговли и CRM «ИТКО» работает с 2006 года. За это время был накоплен немалый опыт в использовании специализированного оборудования. Опираясь на эти знания и обращая внимание на финансовые возможности клиента, инженеры предлагали заказчикам несколько вариантов торговой техники.

Преимущества

Почему специалисты компании «ИТКО» отдали предпочтение озвученным маркам?

• АТОЛ 30Ф — проверенный и надежный фискальный регистратор.

• Термопринтер LP58 EVA — самый недорогой из возможных. Учитывая небольшую потребность магазина в этикетках — прекрасно справится.

• Сканер Honeywell Voyager 1450gHR — добротная техника, позволяющая считывать 2D штрих-коды (в перспективе для меховых изделий).

• Мобильный терминал сбора данных (ТСД) АТОЛ SMART.DROID с программным обеспечением от компании Клевернс-Софт (надежного партнера фирмы «ИТКО») — очень удобный и гибкий инструмент для взаимодействия с 1С, простой в освоении пользователями. Модель, использовавшаяся в данном проекте, работает по WiFi и позволяет клиентам проводить оперативную инвентаризацию и приемку товара.

Стоимость торговой техники

* Цены, действующие на июнь 2017 года

Компания «ИТКО» напрямую сотрудничает с производителями и поставщиками торгового оборудования, поэтому предлагает технику по лучшим ценам на рынке. Внимание: поставка оборудования идет с НДС.

Почему важно обратиться к специалистам

Остановимся на основных доводах в пользу команды профессионалов:

1. Подбор оптимального оборудования. Задача продавца — реализовать наиболее сложную и дорогую технику. По этой причине часто приходится переплачивать за ненужный функционал.

2. Знания и опыт, позволяющие интегрировать терминал сбора данных (ТСД) в общую систему. Даже сам по себе ТСД — достаточно сложное оборудование, которое, как правило, имеет собственную учетную систему. Важно заранее оценить возможность и простоту объединения этого оборудования с другой техникой в магазине.

3. Взгляд со стороны, объективный подход к перераспределяю обязанностей. Когда человек, запускающий проект, находится внутри системы, он не может непредвзято принимать необходимые решения, потому что является заинтересованным лицом. А это важно, ведь такой кардинальный переход к другому режиму работы предприятия приводит к смене привычных схем.

4. Большой опыт в вопросах автоматизации. За годы работы в обозначенной сфере до идеала оттачиваются определенные навыки, нарабатывается база «золотых решений» в той или иной ситуации, появляются профессиональные секреты. Высококвалифицированный специалист знает, как решают такие вопросы в других местах, каким образом уйти от определенных проблем в вопросах автоматизации и обучения, как лучше спланировать время и работы.

Теперь вы понимаете, что запуск такого проекта собственными силами невозможен. Обязательно нужна помощь профессионалов.

Программное обеспечение — «1С:Управление торговлей 8»

Обычно для проектов магазинов используется «1С:Розница 8», но в данном случае специалисты запустили систему на «1С:Управление торговлей 8». Почему? Потому что клиент хотел гибкий функционал по договорам комиссии, по продаже в рассрочку, а также нуждался в учете взаимодействия с поставщиками и ведении управленческого учета. Для решения этих задач идеально подходит выбранная конфигурация. Она имеет более расширенные возможности (функции) по сравнению с программой «1С:Розница 8».

Требуется ли доработка прикладного решения

Стандартный набор функций коробочного продукта идеально подходит для выполнения типовых задач учета. Нет необходимости дописывать программу, если магазин работает по той же схеме, что и большинство торговых точек.

В целом готовые программы 1С закрывают процентов 90 потребностей в проектах. В 10% случаев приходится что-то дописывать. В данном случае штатные программисты 1С компании «ИТКО» создавали функционал договоров комиссии и договоров рассрочки, дорабатывали механизм скидок и бонусных карт.

В большинстве случаев специалисты компании «ИТКО» стараются изменить привычные для клиента процессы на новые схемы, заточенные под функционал продукта. Дело в том, что в 1С изначально заложена правильная методология учета. Кроме того, поддержка конфигурации, не доработанной программистом, в дальнейшем обходится клиенту дешевле.

Главные плюсы автоматизации магазинов

— Увеличивается контроль над всеми процессами. В частности, становится проще найти ответы на такие вопросы:

• Какая прибыль за день?

• Какой товар лучше продается?

• Кто из клиентов покупает партию товаров на большую сумму?

• Как провести маркетинговую акцию?

С новыми инструментами учета не составляет труда следить за «движением» товара, а значит, нет проблем со своевременной закупкой пользующихся популярностью изделий. Проще становится контролировать персонал. Инвентаризация, движение денег, взаиморасчеты — все прозрачно, любое действие отражено в отчетной документации.

— Открываются возможности, которых ранее просто не было:

• Повышается скорость обслуживания клиентов. Очередей нет (за редким исключением).

• Торговля ведется в соответствии с законодательством, особенно в плане 54-ФЗ и ЕГАИС Алкоголь, ЕГАИС Мех (очень актуально сейчас для торговли).

• Снижается количество ошибок, зависящих от человеческого фактора. Речь идет о неправильных ценниках, ошибках во взаиморасчетах с поставщиками или на кассе. Теперь эта работа ставится на поток, она выполняется за счет автоматизации.

• У руководства магазина появляется больше свободного времени для решения аналитических, управленческих и прочих задач.